REGLAMENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS

Normas generales:

La S.E.A. organizará anualmente un Congreso de ámbito nacional.

Las fechas de celebración estarán comprendidas entre el 1 de mayo y el 30 de junio, salvo impedimentos que el Comité Organizador del Congreso y/o la Junta Directiva justificarán.

La duración mínima del congreso será de dos jornadas y media.

 Los miembros de la Junta Directiva de la S.E.A. y del Patronato de la F.E.A. serán invitados con cargo a la organización del Congreso (viaje, alojamiento e inscripción) excepto en los casos en que alguna industria participante les haya ofrecido hacerse cargo de su asistencia al congreso.

Todas los cursos y actividades de formación que se celebren con motivo del congreso deberán estar acreditadas a nivel nacional por el CCFMC (Consejo Catalán de la Formación Médica Continuada).

Dadas las finalidades científicas y aleccionadoras de la SEA para el tratamiento y prevención de la arteriosclerosis, durante la celebración del congreso se pondrá especial atención en promover los hábitos de vida saludables recomendados por la SEA (evitar el consumo de tabaco, comidas cardiosaludables ...) tanto en los actos científicos como en los sociales.

La JD podrá solicitar al Presidente del Congreso un espacio gratuito para ubicar el stand oficial de la SEA y de la FEA.

También podrá solicitar la contratación de una azafata para dicho stand con cargo a la organización del congreso.

Solicitud de una candidatura:

Las personas interesadas en organizar un congreso deberán solicitarlo mediante carta certificada dirigida a la Secretaría de la SEA con una antelación no inferior a seis meses antes de la celebración de la Asamblea decisoria y no superior a tres años de la fecha propuesta para la celebración del congreso al que se presenta la candidatura.

La solicitud deberá indicar el año y fechas propuestas para la celebración del congreso; lugar y características de la sede (Palacio de Congresos, hotel, Universidad...); breve descripción de las infraestructuras de la población (capacidad hotelera, vías de comunicación, aeropuertos cercanos, servicios generales, clima ...).

Podrá acompañarse de toda la documentación adicional que los solicitantes consideren pertinente para resolver favorablemente su solicitud.

La solicitud deberá estar firmada por el candidato a Presidente del Congreso - que deberá ser miembro de la SEA con una antigüedad mínima de cinco años en el momento de enviar la solicitud - y por otros dos miembros, futuros integrantes del Comité Organizador, que recomienden la candidatura y avalen la documentación presentada.

La Junta Directiva comunicará por escrito la aceptación o no de la solicitud y, en caso afirmativo, la presentará a la Asamblea General Ordinaria donde deberá aprobarse la candidatura según se establece en el presente reglamento.

Aprobación de una candidatura:

La JD presentará a los socios la sede y el Presidente del Congreso candidatos en Asamblea General Ordinaria. Los asistentes a dicha Asamblea deberán aprobar la candidatura, mediante votación secreta o a mano alzada, por mayoría simple.

En el caso de haber recibido más de una solicitud para el mismo año, la JD decidirá previamente cuál presentar a la Asamblea como opción recomendada.

La Asamblea no podrá aprobar candidaturas de congresos que deban celebrarse con fecha posterior a dos años. Es decir, en el año 2000, aprobará la sede del 2002; en el 2001, aprobará la del 2003, y así sucesivamente.

Obligaciones del Presidente del Congreso y del Comité Organizador:

El Presidente del Congreso será el responsable máximo de la organización del mismo.

- Nombrará un Comité de Honor.

- Nombrará un Comité Organizador, que incluirá un Secretario, un Tesorero y al menos dos vocales. Es aconsejable que uno de estos sea el Presidente del Congreso anterior.

- Formará parte del Comité Científico de la SEA desde que finalice el congreso anterior al que él presidirá y hasta que finalice el congreso posterior al que él haya presidido.

- Formará parte - si se lo propusieran - del Comité Organizador del siguiente Congreso aportando su experiencia en la organización del evento.

Para la logística del congreso, el Comité Organizador podrá contratar a una empresa especializada en organización de eventos que ejercerá las tareas de Secretaría Técnica del Congreso. En ese caso, se deberá presentar a la JD un contrato donde se establezcan las condiciones y términos que relacionan la SEA con la empresa contratada detallando los servicios y obligaciones económicas que existirán entre ambas entidades. Tras el vºbº de la JD, el Presidente del Congreso firmará el documento y será el encargado de velar por el cumplimiento de las condiciones contractuales estipuladas.

El Comité Organizador será responsable de dar la máxima difusión y publicidad del congreso, tanto de su celebración como de sus contenidos, en los medios de comunicación que considere adecuados.  Para ello, contará con la colaboración de la JD y, principalmente, del Vicepresidente del área de comunicaciones.

Comunicaciones. El Comité Organizador se encargará de recibir las comunicaciones, revisar que cumplan todos los requisitos, numerarlas por orden de llegada, clasificarlas por temas y enviar un original de cada una a la SEA dentro de los plazos establecidos en este reglamento. 

Una vez evaluadas por el Comité Científico, la SEA comunicará al Comité Organizador el resultado de la valoración para que éste pueda comunicar a los participantes la aceptación o no de su comunicación así como los otros datos relacionados con su presentación.  

Acto seguido, el Comité Organizador enviará un juego de originales al Director de la revista Clínica e Investigación en Arteriosclerosis para la elaboración del número especial que se edita con motivo del Congreso.

Contenidos y aspectos relacionados con el programa del congreso.

El Comité Científico de la SEA colaborará con el Presidente del Congreso y con el Comité Organizador en la elaboración del programa preliminar del congreso.

El pre-programa será siempre abierto con el fin del que el Comité Científico, al que se deberá informar de su contenido antes de presentarlo a la JD, pueda incluir o suprimir alguno de los temas propuestos.

El pre-programa, una vez revisado por el Comité Científico de la SEA,  será presentado a la Junta Directiva junto con un presupuesto que deberá incluir las  cuotas para socios, no socios, residentes, becarios y acompañantes; precios de los stands, simposium y todo aquello que de una forma u otra describa como va a financiarse el congreso.

Los programas preliminares y el definitivo deberán enviarse a los socios de acuerdo a los plazos establecidos en el apartado correspondiente de la presente normativa.  También podrá divulgarse a través de cualquier medio que el CO crea oportuno e imprescindiblemente desde la página web de la SEA.

El programa científico deberá comprender obligatoriamente sesiones plenarias, mesas redondas, sesiones de presentación de comunicaciones (orales y póster) y simposium satélites.

Los simposium podrán ser simultáneos pero no coincidirán nunca con sesiones oficiales.

Se intentará dar el máximo protagonismo a las comunicaciones orales y pósters.

Opcionalmente podrá incluir talleres de trabajo, desayunos con expertos, etc.

Opcionalmente podrán celebrarse actividades de formación pre- y/o post-congreso.

Se programará la "Conferencia Grande Covián" de acuerdo con la normativa aprobada por la JD en reunión del 14 de abril del 2000 y cuyos principales puntos se resumen a continuación:

- Se celebrará en un espacio no compartido y de carácter destacado, preferentemente en la inauguración del congreso.

- El conferenciante deberá ser un investigador extranjero de prestigio y acreditado en el campo de la arteriosclerosis.

- La conferencia versará sobre un tema general de interés y actualidad en el campo de la arteriosclerosis, pudiendo estar relacionado con cualquiera de las temáticas que son objetivo fundamental de la FEA/SEA.

- El conferenciante será propuesto por una comisión presidida por el Presidente de la SEA e integrada por el Secretario de la SEA, el Presidente del Comité Organizador del congreso nacional correspondiente, el Dr. Rafael Carmena, el Dr. Manuel de Oya, el Dr. Pedro González-Santos y el Dr. Miguel Pocoví. Dicha comisión deberá reunirse durante el desarrollo del congreso nacional del año anterior y proponer tres candidatos por orden de preferencia y 1 ó 2 moderadores.

- El Presidente de la SEA establecerá los contactos oportunos con los conferenciantes propuestos e informará a la JD del resultado. Si el Presidente de la SEA lo considera oportuno podrá delegar esta tarea en el Presidente del Congreso correspondiente.

- La organización de la Conferencia GC y todo lo relacionado con ella estará completamente a cargo del Comité Organizador del congreso.

- La Conferencia Grande Covián será financiada por la FEA y acorde a los siguientes términos:

• i. Viaje en Bussiness Class desde el punto de origen al de destino y regreso. Caso de venir con acompañante, ambos billetes serán en clase turista.
• ii. Inscripción gratuita al Congreso.
• iii. Alojamiento durante el Congreso.
• iv. Honorarios al conferenciante: 1.500 euros. (*)

El Comité Organizador deberá prever y organizar durante la celebración del congreso, y de acuerdo con las fechas propuestas por el Comité Ejecutivo de la SEA, una reunión de la JD de la SEA, una reunión del Patronato de la FEA y una reunión de Asamblea General de los socios.  Estas reuniones deberán constar en el programa del congreso.

La Asamblea General deberá celebrarse en un horario que permita la máxima participación y asistencia posible. No podrá coincidir con ninguna de las sesiones oficiales ni con los simposium satélites.

El Comité Ejecutivo de la SEA podrá solicitar al Comité Organizador que tenga prevista una sala para otras reuniones (comité becas, elecciones, etc.).

Los actos sociales serán responsabilidad del Comité Organizador y también se incluirán en el pre-programa.

Plazos en la organización del congreso:

La JD, y especialmente el Vicepresidente del área científica, prestará su colaboración en todo momento para una mejor organización del Congreso y velará por que se cumplan estrictamente las fechas de organización de acuerdo a esta normativa.

Se ajustarán al siguiente ejemplo:

Después del congreso:

Tras finalizar su celebración, y en un plazo no superior a los seis meses, el Presidente del Congreso presentará a la Junta Directiva un dossier ampliamente informativo con estadísticas de asistencia por grupos (socios, no socios...), nº de asistentes a cada uno de los actos y valoraciones de los mismos, fotos, publicidad y programas entregados, dossier de prensa, etc. Junto con este dossier informativo deberá presentarse un balance económico detallando tanto las partidas de ingresos como de gastos.

Una vez aprobado el resultado económico del congreso en reunión de JD, y en el caso de producirse beneficios, el Presidente del congreso comunicará a la SEA los datos de facturación para que ésta emita una factura cuyo importe bruto sea el 75% de los beneficios aprobados.  El importe restante será para el Comité Organizador.

En el caso de producirse un balance negativo, la SEA contribuirá hasta un máximo de 6.000 euros.

En cualquier caso, la JD podrá solicitar al Comité Organizador del congreso que amplíe la información facilitada.